Dass die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich manifestierte Pflicht ist, sollte ja bereits bekannt sein. Nun jedoch tritt 2017 nochmals eine weitreichende Änderung in diesem Bereich ein. Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) vollumfänglich. Letzte Schonfristen laufen somit zum 31. Dezember 2016 ab, juristische Übergangsfristen enden.

Soll heißen: Werden Handelsbriefe, Angebote, Rechnungen per E-Mail versandt, muss archiviert werden und zwar in der Form, in der die Dokumente (E-Mails) vorliegen. Die Pflicht zur Archivierung jeglicher elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen nun vollumfänglich und ausnahmslos, unabhängig von Größe, Branche oder Zusammensetzung! Werden Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe etc. per E-Mail kommuniziert, muss eine entsprechende Archivierungslösung implementiert sein.

Ab dem 1. Januar 2017 muss es jeder Wirtschaftsprüfer melden und jedes Finanzamt es ahnden, wenn nicht ordnungsgemäß archiviert wird. E-Mails müssen nachweislich unveränderbar und revisionssicher vorliegen. Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit dem 01.01.2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Dokumente nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.

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